Sử dụng từng công cụ AI miễn phí riêng lẻ đã mang lại hiệu quả, nhưng sức mạnh thực sự nằm ở việc kết hợp chúng thành một quy trình làm việc (workflow) liền mạch. Bằng cách nối ghép các phần mềm trí tuệ nhân tạo lại với nhau, bạn có thể tạo ra một chuỗi tác vụ tự động, biến một công việc phức tạp thành một quy trình đơn giản, tiết kiệm thời gian đáng kể.
Dưới đây là một số ví dụ về cách bạn có thể xây dựng workflow thông minh cho các tác vụ văn phòng phổ biến.
1. Quy trình sáng tạo nội dung từ A-Z
- Bước 1: Lên ý tưởng và Dàn ý với ChatGPT hoặc Gemini. Bạn muốn viết một bài blog về "tương lai của AI trong y tế"? Thay vì tự mình suy nghĩ, hãy sử dụng trợ lý ảo AI này để tìm kiếm và đề xuất các ý tưởng, cùng một dàn ý chi tiết.
- Bước 2: Soạn thảo và Tóm tắt với Notion AI. Chuyển dàn ý từ bước 1 sang Notion. Sử dụng Notion AI để mở rộng các mục, viết từng đoạn văn chi tiết và tóm tắt những thông tin dài dòng.
- Bước 3: Tinh chỉnh nội dung và Đào tạo AI. Đây là lúc vai trò của con người trở nên quan trọng. Bạn cần đọc lại và chỉnh sửa nội dung do AI tạo ra để đảm bảo tính chính xác, giọng văn phù hợp và truyền tải đúng thông điệp. Quy trình này không chỉ giúp hoàn thiện sản phẩm cuối cùng mà còn gián tiếp huấn luyện AI cùng với con người, giúp nó "học hỏi" phong cách và yêu cầu cụ thể của bạn cho những lần sau.
- Bước 4: Tạo hình ảnh minh họa với Canva AI. Sau khi có nội dung hoàn chỉnh, hãy sang Canva. Sử dụng tính năng Text to Image (Văn bản thành hình ảnh) của Canva AI để tạo ảnh bằng AI phù hợp với bài viết.
2. Quy trình phân tích và trình bày báo cáo
- Bước 1: Phân tích Dữ liệu với Google Sheets. Giả sử bạn có một bảng tính chứa số liệu bán hàng. Sử dụng tính năng "Explore" của Google Sheets để tự động phân tích và tạo biểu đồ tóm tắt. Bạn chỉ cần hỏi những câu hỏi đơn giản, và AI sẽ đưa ra câu trả lời trực quan.
- Bước 2: Tạo Bản nháp báo cáo với ChatGPT. Dựa trên các biểu đồ và phân tích từ Google Sheets, dán những con số quan trọng vào ChatGPT. Yêu cầu trợ lý ảo AI này viết một bản nháp báo cáo, giải thích ý nghĩa của các số liệu một cách rõ ràng và chuyên nghiệp.
- Bước 3: Kiểm tra và Hiệu chỉnh. Con người cần đóng vai trò kiểm duyệt và hiệu chỉnh, bổ sung các nhận định chuyên sâu và kinh nghiệm thực tế vào bản báo cáo do AI tạo ra. Việc này rất quan trọng, đặc biệt khi doanh nghiệp cân nhắc doanh nghiệp nên chọn AI miễn phí hay trả phí cho các tác vụ phân tích dữ liệu quan trọng, đòi hỏi độ chính xác tuyệt đối.
3. Quy trình quản lý dự án và giao tiếp nội bộ
- Bước 1: Phân bổ Công việc với Notion AI. Tạo một trang dự án trong Notion. Dùng Notion AI để tự động phân bổ các đầu mục công việc, thời hạn và người phụ trách cho từng thành viên trong nhóm.
- Bước 2: Viết email thông báo với ChatGPT. Khi cần thông báo tiến độ, lấy thông tin từ Notion và yêu cầu ChatGPT viết một email cập nhật tình hình dự án, trình bày rõ ràng và lịch sự.
Việc kết hợp các công cụ AI miễn phí là chìa khóa để nâng cao năng suất, nhưng để đạt được hiệu quả tối đa, các doanh nghiệp cần có chiến lược rõ ràng. Điều này bao gồm việc hiểu rõ khi nào nên bắt đầu với AI miễn phí và khi nào cần đầu tư vào các giải pháp chuyên nghiệp hơn, cũng như việc tích cực huấn luyện AI cùng với con người để tối ưu hóa mọi quy trình làm việc.
