Robotic Process Automation (RPA) là một công nghệ tự động hóa sử dụng phần mềm (được gọi là “robot”) để tự động hóa các quy trình kinh doanh lặp đi lặp lại, thường liên quan đến việc tương tác với hệ thống phần mềm và ứng dụng. RPA cho phép tổ chức thực hiện các tác vụ mà trước đây cần sự can thiệp của con người mà không cần thay đổi cơ sở hạ tầng hiện tại và cho phép bạn đạt được chuyển đổi số.
1. Robotic Process Automation (RPA) là gì?
Robotic Process Automation, tạm dịch tự động hóa quy trình bằng Robot, là hình thức tự động hóa quy trình kinh doanh bằng phần mềm Robotic ghi nhận và mô phỏng thực hiện các tác vụ của con người để thao tác xử lý dữ liệu, kích hoạt phản hồi,… và giao tiếp với các hệ thống số hóa khác.
Robot được thiết kế để tự động hóa, tối ưu hóa giải quyết chính xác các công việc lặp đi lặp lại. Với công nghệ “bắt chước” con người, Robot được trang bị khả năng tìm kiếm thông tin, xử lý dữ liệu, giao tiếp với các hệ thống và thực hiện các thao tác chính xác, nhanh chóng, hiệu quả và thống nhất. Robot được kết nối đa hệ thống, đa nền tảng đã được số hóa và thực hiện nhịp nhàng giữa các hệ thống theo các quy tắc do con người quy định.
2. Robotic Process Automation (RPA) hoạt động như thế nào?
RPA hoạt động bằng cách mô phỏng các thao tác trên máy tính mà nhân viên thường thực hiện và lặp đi lặp lại, không yêu cầu cao về chất xám, chẳng hạn như nhập liệu, chuyển đổi dữ liệu hoặc xử lý báo cáo.
Cốt lõi của RPA là các "kịch bản" (workflow) - những quy tắc do con người lập trình sẵn để robot thực hiện các nhiệm vụ theo trình tự cụ thể. Khi được kích hoạt, RPA sẽ làm việc giống như một nhân viên mới được hướng dẫn chi tiết công việc, nhưng với tốc độ và độ chính xác vượt trội.
Một điểm đặc biệt của RPA là người dùng không cần có kỹ năng lập trình. Giao diện thiết kế kịch bản trực quan cho phép nhân viên không chuyên về IT dễ dàng tạo, chỉnh sửa và đọc hiểu kịch bản tự động hóa. Điều này giúp doanh nghiệp phổ biến công nghệ RPA đến mọi phòng ban mà không gặp rào cản kỹ thuật.
Ngoài ra, mỗi "robot" trong hệ thống RPA chính là một kịch bản được lập trình sẵn, và doanh nghiệp có thể triển khai hàng chục, thậm chí hàng trăm "robot" để tự động hóa nhiều quy trình cùng lúc, nâng cao hiệu suất hoạt động toàn diện.
3. Ứng dụng của Robotic Process Automation (RPA)
Nhập liệu và xử lý thông tin: Một trong những ứng dụng phổ biến nhất của RPA là tự động hóa các tác vụ nhập liệu từ biểu mẫu, email, file Excel hoặc hệ thống bên ngoài vào phần mềm nội bộ. Thay vì nhân viên phải nhập tay từng dòng dữ liệu, robot phần mềm có thể quét, trích xuất và điền thông tin chính xác vào hệ thống CRM, ERP hoặc kế toán. Điều này giúp giảm sai sót, tiết kiệm thời gian, tăng độ chính xác trong quản lý dữ liệu, giảm chi phí nhân sự.
Tạo báo cáo và tổng hợp dữ liệu: RPA có thể tự động thu thập dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau như hệ thống bán hàng, kế toán, kho, và nhân sự để tạo báo cáo định kỳ. Các bot có thể xử lý số liệu, định dạng bảng biểu, xuất file PDF hoặc Excel và gửi email đến người phụ trách. Nhờ đó, doanh nghiệp tiết kiệm hàng giờ làm báo cáo thủ công mỗi tuần và đảm bảo tính nhất quán trong thông tin.
Gửi email và thông báo nội bộ: Trong các quy trình truyền thông nội bộ hoặc chăm sóc khách hàng, RPA có thể tự động gửi email hàng loạt theo lịch trình hoặc theo sự kiện. Ví dụ: gửi email xác nhận đơn hàng, thông báo lịch họp, hoặc nhắc nhở thanh toán. Bot có thể cá nhân hóa nội dung email dựa trên dữ liệu khách hàng, giúp tăng hiệu quả giao tiếp và giảm tải cho bộ phận hành chính.
Xử lý hóa đơn và chứng từ kế toán: RPA hỗ trợ quét và đọc hóa đơn từ nhiều định dạng (PDF, ảnh, email), sau đó đối chiếu với đơn đặt hàng, kiểm tra tính hợp lệ và nhập vào hệ thống kế toán. Bot cũng có thể đánh dấu hóa đơn đã xử lý, gửi thông báo cho bộ phận liên quan và lưu trữ chứng từ. Việc này giúp giảm sai sót trong đối chiếu, tăng tốc độ xử lý và đảm bảo tuân thủ quy trình tài chính.
Quản lý nhân sự và tính lương: Trong quy trình nhân sự, RPA có thể tự động hóa việc tổng hợp bảng chấm công, tính lương, gửi phiếu lương và cập nhật hồ sơ nhân viên. Bot cũng có thể xử lý yêu cầu nghỉ phép, tạo hợp đồng lao động, và gửi thông báo đến các phòng ban liên quan. Nhờ đó, bộ phận HR giảm tải công việc hành chính và tập trung vào chiến lược phát triển nhân lực.
Quản lý đơn hàng và chăm sóc khách hàng: RPA giúp tự động tiếp nhận đơn hàng từ website, email hoặc hệ thống bán hàng, kiểm tra tồn kho, tạo phiếu xuất kho và cập nhật trạng thái đơn hàng. Bot cũng có thể gửi thông báo giao hàng, xử lý yêu cầu đổi trả và phản hồi khách hàng qua email hoặc chatbot. Điều này giúp cải thiện trải nghiệm khách hàng và tăng tốc độ xử lý đơn hàng.
4. Một số loại RPA phổ biến
Attended Robot (Rô-bốt có giám sát): Loại rô-bốt này hoạt động dưới sự giám sát và tương tác trực tiếp của con người. Thường được sử dụng trong các tác vụ mà nhân viên cần hỗ trợ, như nhập dữ liệu, xử lý yêu cầu khách hàng hoặc kiểm tra thông tin trong thời gian thực. Attended Robot tối ưu hóa hiệu suất công việc, giúp giảm thiểu thời gian và công sức cho nhân viên trong các quy trình thủ công.
Unattended Robot (Rô-bốt không có giám sát): Loại rô-bốt này vận hành độc lập mà không cần sự can thiệp của con người, chỉ cần thiết lập trước các kịch bản hoạt động. Unattended Robot được áp dụng trong các quy trình tự động hóa hoàn toàn, như xử lý hóa đơn, báo cáo hoặc quản lý kho bãi. Điểm mạnh của loại này là khả năng làm việc liên tục 24/7, giúp tăng hiệu quả và tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp.
Hybrid Robot (Rô-bốt linh hoạt): Đây là sự kết hợp giữa Attended Robot và Unattended Robot, tận dụng ưu điểm của cả hai loại. Hybrid Robot cho phép vừa tự động hóa hoàn toàn, vừa tương tác với con người khi cần thiết, mang lại sự linh hoạt cao trong vận hành. Tuy nhiên, việc triển khai loại này thường phức tạp và khó tích hợp vào quy trình chuẩn của doanh nghiệp, đòi hỏi sự đầu tư lớn về mặt kỹ thuật và quản lý.
Tạm kết
Trong bối cảnh doanh nghiệp ngày càng cần tối ưu nguồn lực và tăng tốc độ vận hành, Robotic Process Automation (RPA) trở thành một công cụ chiến lược giúp tự động hóa các quy trình lặp đi lặp lại, nâng cao độ chính xác và giảm thiểu chi phí.
Không chỉ giới hạn ở lĩnh vực sản xuất hay tài chính, RPA đã chứng minh hiệu quả rõ rệt trong các khâu như nhập liệu, xử lý chứng từ, báo cáo nội bộ, chăm sóc khách hàng và quản lý nhân sự.
Việc triển khai RPA bài bản và phù hợp sẽ không chỉ giúp doanh nghiệp vận hành trơn tru hơn mà còn tạo tiền đề cho quá trình chuyển đổi số toàn diện, hướng đến mô hình tổ chức linh hoạt, hiệu quả và bền vững.
